Bạn có biết tại sao những trợ lý giám đốc khác được săn đón rất nhiệt tình trong khi bạn thì không? Đó là do bạn chưa đáp ứng được những tố chất trọng yếu cần thiết nhất cho vị trí này. Vậy chúng ta cùng Minh Anh HR tìm hiểu những năng lực trọng yếu này là gì, tìm hiểu ngay dưới đây cùng dịch vụ cung ứng nhân lực cấp cao Minh Anh HR nhé.
tro-ly-tong-giam-doc-do-dich-vu-headhunting-chia-se
Khả năng thích ứng cần thiết nhất với trợ lý tổng giám đốc
Công việc của trợ lý tổng giám đốc luôn luôn có sự thay đổi theo yêu cầu môi trường làm. Một mặt, người trợ lý cần thường xuyên tham mưu cho ban lãnh đạo, một mặt họ tham gia các hoạt động nội bộ liên quan tới các bộ phận và nhân sự khác trong doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng kỹ năng xử lý tình huống rất quan trọng.
Nếu không có kỹ năng thích ứng với sự thay đổi, các trợ lý giám đốc sẽ khó khăn trong kiểm soát tình hình. Thích nghi được xem là kỹ năng mềm sinh tồn của các trợ lý chuyên nghiệp.
Để có được năng lực trọng yếu này, các trợ lý cần có tâm lý vững vàng trước mọi sự thay đổi. Bên cạnh đó, họ cần học hỏi và rèn luyện hàng ngày về chuyên môn. Các kế hoạch đều được hoạch định phương án giải quyết với những phương án dự phòng tốt nhất. Điều này hình thành nên những trợ lý CEO chuyên nghiệp nhất.
Khả năng tổ chức và làm việc nhóm
Khả năng tổ chức những nhân sự vị trí trợ lý tổng giám đốc cần biết phân chia thời gian làm việc sao cho đúng thứ tự của chúng. Với những danh sách dài các công việc cần làm trong ngày các trợ lý cán sắp xếp tổ chức công việc theo tầm quan trọng.
Thực hiện phân bổ thời gian hợp lý cho các công việc giúp hoàn thành công việc đúng yêu cầu và thời gian. Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian là điều cơ bản các trợ lý cần thực hiện tốt.
Khả năng làm việc nhóm
Kỹ năng trợ lý tổng giám đốc đòi hỏi kỹ các ứng viên cần có khả năng quản lý nhóm. Yêu cầu với các trợ lý là xóa bỏ các khoảng cách giữa nhân viên-lãnh đạo, tạo môi trường làm việc vui vẻ, hợp tác hỗ trợ nhau cùng đồng hành.
Liên hệ với các phòng ban doanh nghiệp để phối hợp thực hiện các công việc chung hướng tới sự phát triển công ty. Thực hiện đề xuất các phương án nhằm nâng cao hiệu suất làm việc phòng ban và các chế độ phúc lợi phù hợp.
Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Đây là kỹ năng mà bất cứ nhân sự nào thường xuyên tiếp cận với khách hàng, với đối tác cần có được. Thông thường, việc làm trợ lý tổng giám đốc đòi hỏi các nhân sự cấp cao cần tham gia vào công tác đối ngoại cùng ban giám đốc hoặc thay mặt tổng giám đốc thực hiện.
Trong các buổi làm việc với khách hàng, trợ lý tổng giám đốc cần thể hiện sự am hiểu về khách hàng, duy trì sự hài lòng với đối tác thông qua việc giao tiếp. Thực hiện cung cấp thông tin hoặc giải quyết các vấn đề khiếu nại. Dây chính là kỹ năng chăm sóc khách hàng cần thiết không thể thiếu của các trợ lý tổng giám đốc.
Nắm chắc kiến thức trong lĩnh vực kinh doanh
Trợ lý giám đốc là người thân cận nhất với tổng giám đốc, do đó các ứng viên ứng tuyển trợ lý giám đốc cần nắm rõ những kiến thức cụ thể trong ngành. Ngoài lĩnh vực kinh doanh, các trợ lý cần có kiến thức về thị trường, đối thủ cạnh tranh và khách hàng,… để có định hướng phát triển chính xác nhất.
Ngoài ra, các trợ lý cần đưa ra những lời khuyên, tham mưu tốt nhất tới ban giám đốc trong việc xử lý công việc. Để công tác này diễn ra thuận lợi nhất, các trợ lý giám đốc cần có những kiến thức sâu rộng trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
Kỹ năng ứng dụng công nghệ kỹ thuật cao
Chắc chắn các trợ lý giám đốc không thể nào không biết cách sử dụng các thiết bị văn phòng, máy in,… Họ còn cần là những người đi đầu trong việc ứng dụng các công mới, đáp ứng sự thay đổi từng ngày của khoa học công nghệ hiện đại. Bạn có thể tham gia các khóa học trợ lý tổng giám đốc để áp dụng các kỹ thuật tiên tiến cho doanh nghiệp mình.
Dưới cuộc cách mạng công nghệ 4.0, đòi hỏi các trợ lý giám đốc cần là người hướng dẫn giám đốc, đồng nghiệp ứng dụng các công nghệ hiện đại mới nhất. Các phần mềm và chương trình ra đời giúp công việc trợ lý được hiệu quả và tiết kiệm thời gian so với cách làm truyền thống. Vì thế, hãy là những trợ lý giám đốc am hiểu công nghệ giúp doanh nghiệp từng bước phát triển mạnh mẽ nhất.
Khả năng đánh giá và ra quyết định độc lập
Chức năng trợ lý tổng giám đốc thể hiện mạnh mẽ trong việc đưa ra các quyết định chung khi các giám đốc điều hành CEO vắng mặt. Khi đó, nhiệm vụ quản lý của các trợ lý mới được thể hiện tối đa nhất.
Trong các trường hợp khẩn cấp cần ra quyết định, các trợ lý giám đốc sẽ bị đặt vào những tình huống khó khăn ra quyết định thay cho các CEO. Họ cần đảm bảo được khả năng đánh giá tình hình, đưa ra quyết định chính xác cho các tình huống trên.
Để năng lực này được rèn luyện, hãy thường xuyên học hỏi sếp của mình, học cách họ ứng phó và đưa quyết định ra sao. Chính những nhà quản lý sẽ là tấm gương giúp bạn có được những kỹ năng quản lý cần thiết trong những thời điểm bạn cần làm việc độc lập. Do đó ngày càng có nhiều trợ lý giám đốc có tầm nhìn cũng như tuy duy làm việc sánh ngay với lãnh đạo của mình.
Kỹ năng giao tiếp- năng lực trọng yếu của trợ lý tổng giám đốc
Dưới bất kỳ cương vị lãnh đạo nào thì kỹ năng giao tiếp cũng vô cùng quan trọng. Kỹ năng này giúp cho các trợ lý tổng giám đốc ngân hàng cũng như trợ lý giám đốc các ngành nghề khác có được thiện cảm với đồng nghiệp, các đối tác và khách hàng của họ. Chúng thường được thể hiện qua việc lắng nghe, nắm bắt các tâm lý khách hàng, đàm phán và thuyết phục tốt.
Với những nhân sự làm việc trong môi trường quốc tế, các trợ lý cần am hiểu văn hóa doanh nghiệp cũng như văn hóa đất nước khác nhau. Đây được xem là vũ khí quan trọng mang lại thành công trong công việc của bất cứ vị trí quản lý nào. Do đó, hãy chú trọng xây dựng năng lực này trong suốt quá trình học tập và làm việc của bạn.
Những năng lực trên đều được rèn luyện thông qua việc học tập và phát triển. Nếu bạn đang mong muốn tham gia tuyển dụng trợ lý giám đốc hoặc phát triển thành các trợ lý giỏi thì hãy rèn luyện các kỹ năng này ngay từ bây giờ nhé!
